De trein, Utrecht-Leiden, november, 17.59. Man strijkt neer in grijze broek met vouw, lange crèmekleurige regenjas, waarop zo’n bruine kraag, u weet wel, en dan zwarte schoenen met een verkeerde kleur sok. Bruine tas van glimmend leer. Stafmedewerker?
Ik luister naar het gesprek. Ik moet wel. Mensen bellen maar raak in de trein. Soms over hele vertrouwelijke zaken. Ook werkmatig. Dit gaat over werk.
‘Heb jij het er al met Eef over gehad? (…) En wat zei Eef? (…) Precies, dat vind ik ook. Laatst nog met Eef zitten lunchen, ik dacht wel dat hij in mijn richting zat. Weet je of hij de stuurgroep al heeft geïnformeerd? (…) Nog niet? Ok. Wil jij Richard en Oleg even briefen? (…) Nee, maar ze zijn voorgeïnformeerd en zien de stuurgroep al snel. Ze moeten nog even hun mond houden. Anders bel ik hun leidinggevende wel even. Die wil sowieso geen troebele verhouding met de stuurgroep. (…) O, en Jan, licht jij ook Diederik nog even in over de stand van zaken (…) Nee, maar we moeten geen problemen krijgen met het tijdspad. En daarover moeten we afgestemd blijven. Laatst deden we ook al dubbele dingen.’
Na een poosje hangt hij op. Ik vraag hem waar het over gaat.
‘Over een project. We hebben wat vertraging.’
‘En daar moeten dan allerlei mensen over worden ingelicht, waarschijnlijk.’
‘Ja, dat is nog een heel gedoe’ zegt hij ‘De een geef je voorinformatie, de ander moet juist later geïnformeerd worden. In dit geval is de stuurgroep niet geïnformeerd. Dan moet je precies weten wie je wel en niet moet bellen. Daar zijn we al met al steeds behoorlijk druk mee, met die afstemming. Daar gaat veel tijd in zitten. Maar ja je moet wel, anders verlies je de regie en ga je op vier plekken hetzelfde doen.’
Naast ons zit een jongeman van een jaar of 23. Stoer jack, spijkerbroek. Hij luistert mee. En schudt zijn hoofd.
‘Wat een gelul allemaal zeg’ zegt hij ‘Ja, sorry dat ik me zo uitdruk maar dit gaat toch helemaal nergens over.’
‘Ik zou het niet onderschatten’ glimlacht de man fijntjes.
‘Ik onderschat helemaal niets, maar leg me nou eens uit waar je het echt over hebt.’
‘Over een project. We zijn bezig om elektronische poortjes te installeren.’
‘Nou, dat lijkt me simpel. Je bestelt het materiaal, zet er een baasje boven en de technici doen het werk. Niks afstemming, niks bellen met de halve wereld, gewoon praktisch aan de bak.’
De man kijkt of hij een fles uit elkaar ziet spatten. Ik schiet in de lach.
‘Ja, waarom kan dat eigenlijk niet?’
De man probeert belangrijk te kijken.
‘Dat is echt wat al te simpel. Dan kom je in de knoei met je tijdpad.’
‘Met je wát?’
En zo gaat het nog even door. Het gesprek zet me aan het denken. Over projecten. Er zijn er wel erg veel van. En ze kosten veel geld. Er gaat enorm veel geld verloren met mensen die tijdspaden bewaken (die altijd weer door de werkelijkheid worden ingehaald), met plannen van aanpak, met lijvige rapporten die in laden verdwijnen, met acceptatie van projecten en projectgroepen, met bellen, bellen, bellen en vergaderen, vergaderen, vergaderen.
Ik heb nogal wat projecten gezien in mijn leven. Hun nettoresultaat in het proces is vaak minimaal. Andere manieren van werken beperken zich voor de medewerker vaak tot kleine veranderingen, die zonder meer door het zittende management aan te sturen zijn. En als de veranderingen wel groot zijn, zoals bij vernieuwde automatisering, dan helpt een goede instructie. Daar heb je vaak geen heel projectteam voor nodig.En er is nog iets. Door al die projecten moeten leidinggevenden meer en meer vergaderen. En dat zorgt ervoor dat ze minder in het proces aanwezig zijn. En dus niet goed kunnen sturen. En niets meer van de inhoud weten. Waardoor ze een verandering niet goed kunnen aansturen. En er weer een kostbaar project nodig is.
Vicieus he?
Tags: MD-wel-en-wee, Trage stromen, Verandermanagement
