Dit mailde ik vanochtend aan een vriend die een sollicitatiegesprek heeft gevoerd een week of twee geleden. Gij zult bellen. Er gaat niets boven persoonlijk contact. En nu we het toch over de zegeningen van het mailtijdperk hebben. Onlangs kreeg ik de vraag of ik vragen kon beantwoorden of materiaal kon maken met als doel dat teamleden de aanwijzingen die per mail verzonden waren beter zouden gaan uitvoeren. De vraag kwam van een ploegleider die vijf teamleiders aanstuurt die in een vijf ploegensysteem werken. De vraag was snel beantwoord: Gij zult persoonlijk contact zoeken. Gij zult uw medewerkers de vraag voorleggen over de mailperikelen, opdat zij mee kunnen denken over oplossingen rond dit fenomeen.
En hij is niet de enige die beledigd is over je feit dat zijn mails onvoldoende goed uitgevoerd of opgevolgd worden. Toch had zijn vraag mij geprikkeld en ik besloot eens even te googlen. De check over hoe om te gaan met mailverkeer leverde nada, niente, niets op.
Enig idee hoe belangrijke lieden die 140 mails per dag krijgen met deze overdosis omgaan? Ze kijken eerst van wie het is en gooien meer dan de helft direct in de prullenbak. De echt belangrijke mails vissen ze eruit. Gelijk hebben ze.
Eén van de andere zegeningen van het mailtijdperk is dat door het gemis aan (non)verbale informatie de kans op misinterpretatie fors toeneemt. Zakelijke relaties blijven wel in stand, maar de wisselwerking tussen collega’s en afdelingen hebben menig deuk opgelopen.
Conclusie: Gij zult investeren in persoonlijke contacten teneinde een forse tijdswinst te boeken. Snap je?
Tags: Ongerubriceerd
3 Reacties
Even een kleine correctie. Er zijn inmiddels een groot aantal bedrijven die adviseren, coachen en trainen op het gebied van verantwoord e-mailgebruik. Zo geef ik zelf de training 'Organiseren met Outlook'.
Kern van jouw verhaal is volgens mij dat we niet alles per email moeten willen regelen, zeker niet intern. In de VS is bij diverse bedrijven om die reden al de e-mailloze vrijdag ingevoerd. Daarmee bestrijdt je volgens mij slechts de symptomen, niet de oorzaken.
Het is als bedrijf zinnig om je te verdiepen, waarvoor wel en waarvoor geen e-mail. Veel werkverstoringen leiden tot inproductiviteit, stress of nog erger blijkt uit onderzoek. Vertaald betekent dit dat elke keer dat de telefoon rinkelt, er iemand aan je bureau staat met de vraag 'heb je even' (en het is nooit even!), je na afhandeling van de vraag zo'n 10 tot 15 minuten nodig hebt om weer diep geconcentreerd verder te werken. Dat pleit er juist voor om een vraag aan een collega wel via e-mail te stellen, omdat deze hem dan kan lezen op een moment dat het hem of haar goed uitkomt. Als er een actie uit voortvloeit, dan is deze direct genoteerd en kun je hem in je agenda of taken slepen. Je hoeft dus zelf niet iets op te schrijven.
Er zijn een paar mitsen en maren: Wel geluidjes en andere reminders uitzetten en slechts een paar keren per dag je e-mail checken (en niet 30 keer per dag). Geen discussies voeren via de mail en niet eindeloos mensen cc-tjes sturen. Hoe je een zakelijke mail opstelt heb ik onlangs in één van mijn nieuwsbrieven beschreven. Je kunt het nalezen op mijn website.
Wat mij betreft is het prima dat bedrijven een e-mail beleid opstellen. Dit vraagt wel om discipline om ernaar te handelen.
Bepaalde zaken blijven echter vragen om persoonlijk contact; zonder goede relaties met collega's bereik je minder.
En timemanagement betekent ook dat jij meedeelt dat je even niet gestoord kan worden wanneer een collega zich aan jouw bureau meldt. Je laat weten wanneer je wel beschikbaar bent.
Ha Paola, van harte welkom als nieuwe redactrice op http://www.jongebazen.nl Zo leuk dat je er bij bent gekomen.