Secretaresse: informeel momentje?

Klacht van een secretaresse. ‘Iedereen loopt de hele dag maar binnen. Ook mensen die hier niets te zoeken hebben. Ze hebben kennelijk het idee dat dat wel kan, dat daar allemaal wel tijd voor is.’
Het binnenlopen voor een praatje is kennelijk niet voor iedereen even prettig. Ik heb naar aanleiding van deze klacht een aantal managers en managementassistenten gesproken en die bevestigden het.
Medewerkers beschouwen secretaresses als een informeel momentje. Voor de secretaresses is het een onderbreking van hun werk. Niet één keer per dag, maar TIENTALLEN malen. Sommigen slapen er slecht van. Echt waar.

5 thoughts on “Secretaresse: informeel momentje?”

Marieke 11 jaar ago

Heel erg herkenbaar. Maar het kan ook andersom. Dat mensen er van uit gaan dat de secretaresse altijd alles weet (omdat zij altijd binnen is) en overstelpen haar met vragen zonder haar daadwerkelijk te vragen hoe het met haar gaat, hoe haar weekend was etc.

sela 11 jaar ago

Komt inderdaad veel voor. Secretaresses zouden hun grenzen wat meer mogen aangeven en daar wringt hem ook vaak de schoen want ze willen ook niet vervelend zijn.

Sela

Gwen 11 jaar ago

Zelf heb ik dit ook meegemaakt in mijn functie als secretaresse. Mischien kun je een inloopspreekuur invoeren, in de ochtend uren tussen 10.00 en 11.30  en in de middag tussen 14.00 tot 15.30 uur.  Mij is dat toen goed bevallen.

Gerard Molenkamp 11 jaar ago

Het hoort ook bij de rol om vraagbaak te zijn, maar dan wel werkgerelateerd. En omdat je dienstverlenend bent ingesteld, wil je iedereen graag snel en goed helpen. Maar dat is ook meteen de valkuil. Altijd voor iedereen klaarstaan betekent dat je eigen werk niet afkomt, of dat je moet overwerken.

Je kunt een aantal maatregelen treffen om de verstoringen te verminderen, zodat je beter geconcentreerd kunt werken:
* het inloopspreekuur van Gwen is een hele goeie
* je kunt ook je deur een uur dichtdoen, desnoods met een briefje erop
* je kunt je telefoon doorschakelen naar een collega
* niet meer onmiddellijk op iedere e-mail reageren maar post en e-mail op vaste tijden behandelen
* vriendelijk doch beslist zeggen "daar kan ik je nu geen antwoord op geven omdat ik eerst dit moet afmaken. Na vieren heb ik wel tijd voor je"
* het onderwerp "verstoringen" bespreekbaar maken op het werkoverleg en er spelregels over afspreken

Simpele maatregelen, die we toch vaak niet nemen, uit angst dat het niet geaccepteerd zal worden. Maar dat valt wel mee, want je collega's hebben zelf ook last van verstoringen. Dus stap maar over je angst om niet aardig gevonden te worden heen en probeer deze tips eens uit. 

Stefana Crnogorcevic 11 jaar ago

Geweldig! Perfecte omschrijving… Wat nog het allermooiste is, is dat als je als secretaresse nu wel eens een keer wat ervan zegt, dan hoor je een kwartier later in de wandelgangen dat je waarschijnlijk last hebt van je maandelijkse periode (ze is zo shagarijning!)…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *